Quy trình xử lý văn bản

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN

Văn bản nói chung gồm các loại: công văn đi, công văn đên, biên bản, báo cáo, thông báo, quyết định, quy định, công lệnh và giấy giới thiệu ... Quy trình xử lý mỗi loại văn bản có khác nhau nhưng nói chung đều qua các khâu chủ yếu sau: soạn thảo, trình duyệt, lấy số, phát hành, kiểm tra thực hiện, lưu trữ.

I. CÔNG VĂN ĐẾN:

1. Nguyên tắc chung:

• Tất cả các công được gửi đến trường bằng bất cứ phương tiện nào cũng đều phải được đăng ký vào sổ và quản lý có hệ thống tại nhà trường.
• Công văn đến phải được xử lý nhanh, chính xác, kịp thời và giữ bí mật theo yêu cầu.
• Công văn đến phải chuyển cho lãnh đạo nhà trường (Bí thư chi bộ- Hiệu trưởng) xem, kiểm tra quy cách trước khi thông qua Cán bộ quản lý và sau đó chuyển đến các tập thể hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
• Phải có ký giao và nhận vào sổ chuyển giao công văn. Trường hợp cần thiết phải ghi rõ giờ phút, ngày, tháng, năm giao nhận công văn.
• Nhận công văn đến:
• Mở phong bì trình bày sắp xếp theo từng loại văn bản.
• Đăng ký lấy số, vào sổ công văn.
• Trình Cán bộ quản lý để xin ý kiến chỉ đạo
• Vào sổ theo dõi, xử lý, sao chép, chuyển đến các đơn vị cá nhân có liên quan, lưu trữ.

      2. Xử lý công văn đến:

a. Kiểm tra sơ bộ:

Khi nhận công văn đến, cán bộ, nhân viên văn thư tiếp nhận và kiểm tra sơ qua một lần phía ngoài phong bì. Trường hợp công văn gửi nhầm thì trả lại cho người gửi hoặc nhân viên Bưu điện.

b. Phân loại công văn đến:

- Các công văn không đóng dấu mật, gửi Ban giám hiệu và trường (không phải là thư riêng) không đề tên người nhận thì bộ phận Văn phòng có nhiệm vụ mở phong bì và vào sổ chi tiết.

- Những công văn có đóng dấu "Hoả tốc" hoặc "Khẩn" cần được mở để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu ghi trong công văn (VD: thư mời họp hoặc yêu cầu báo cáo nhanh ...) ghi rõ thời gian nhận được công văn đó trên bì thư và ghi chú vào sổ công văn đến.

- Các công văn ngoài phong bì đề rõ tên người nhận, công văn mật, công văn gửi Ban chi uỷ, Ban giám hiệu, Công đoàn, cá nhân hay bộ phận chức năng khác thì bộ phận văn phòng vào sổ, để nguyên phong bì chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân đó.

c. Đóng dấu công văn đến:

Đóng dấu công văn đến là để xác nhận công văn đã được đưa qua bộ phận văn thư. Qua dấu công văn đến có thể xác định công văn đó đến cơ quan ngày nào, số thứ tự vào sổ để theo dõi và giải quyết kịp thời. Dấu công văn đến thường được đóng vào khoảng trống góc phải.

d. Phân phối và kiểm tra thực hiện công văn:

- Công văn sau khi Cán bộ quản lý xem xét có ý kiến phân phối và giải quyết sẽ được chuyển trả lại cho bộ phận văn thư vào sổ và chuyển cho đơn vị hoặc các cá nhân thực hiện theo ý kiến của Cán bộ quản lý.

- Công văn đến ngày nào cần vào sổ chuyển giao ngay trong ngày hôm đó.

- Đối với công văn đến cần theo dõi giải quyết, bộ phận văn thư theo dõi và báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văn của bộ phận đó cho Lãnh đạo nhà trường biết và đôn đốc giải quyết khẩn trương.

II. CÔNG VĂN ĐI:

Công văn đi là tất cả những văn bản, giấy tờ tài liệu do trường gửi đi các nơi khác. Tất cả công văn, giấy tờ tài liệu sử dụng danh nghĩa của trường để gửi ra ngoài, nhất thiết phải thông qua bộ phận văn thư lưu trữ để đăng ký, đóng dấu và phát hành.

1. Kiểm tra thể thức văn bản:

- Trước khi vào sổ, lấy số, cần kiểm tra lại công văn xem thể thức trình bày và thẩm quyền ký ban hành đã đúng chưa..

- Công văn đã được đảm bảo về hình thức, ghi đầy đủ tiêu ngữ, tiêu đề, số, ký hiệu, trích yếu nội dung sau đó bộ phận văn thư của nhà trường đóng dấu vào sổ công văn đi và phát hành.

2. Phát hành công văn đi:

- Công văn đi phải được chuyển ngay trong ngày sau khi có chữ ký của Hiệu trưởng. Cần phải lập sổ giao nhận công văn, cần có chữ ký của người nhận để tiện việc theo dõi và thực hiện công văn đó một cách nhanh chóng, kịp thời.

- Công văn gửi ra bên ngoài cần sử dụng phong bì thống nhất của trường trên đó có in sẵn địa chỉ để tiện liên lạc. Địa chỉ người nhận phải ghi rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt.

3. Lưu công văn đi:

- Các công văn đi cần lưu bản chính ở bộ phận văn thư lưu trữ để tiện việc theo dõi tra tìm, phục vụ khi cần thiết.

- Công văn do nhà trường giải quyết và phát hành đều phải được thông qua bộ phận văn thư lưu trữ của nhà trường, lưu bản chính tại đó và trình BGH hoặc Lãnh đạo đơn vị xem.

III. CÔNG VĂN NỘI BỘ:

Công văn nội bộ là những công văn giấy tờ, tài liệu sử dụng trong nội bộ trường, bao gồm: Những quyết định về nhân sự, chỉ thị, thông báo, thư mời, giấy công lệnh, giấy giới thiệu,... Các loại giấy tờ này cũng phải có sổ đăng ký, trong đó ghi rõ: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận, ký nhận ... theo các quy định đối với công văn đi và công văn đến. (Sơ đồ Quy trình xử lý công văn).

Sơ đồ quy trình quản lý văn bản "đến"

              (Tổng thời gian thực hiện quy trình là 1- 3 ngày)

Sơ đồ quy trình quản lý văn bản "đi"

Trên đây là quy trình xử lý các loại văn bản đến, văn bản đi của trường mầm non Hoa Hồng năm 2018./.